בעלי עסקים, בואו נפתח את זה אחת ולתמיד. מה צריך לשמור, לכמה זמן ואיך?!
- לפי הוראות ניהול ספרים, נדרש לשמור את כל המסמכים המקוריים המעידים על הוצאות או על הכנסות למשך 7 שנים לפחות מתום שנת המס אליה הם מתייחסים או למשך לפחות 6 שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנת מס – המאוחר מביניהם.
- ההוראות קובעות כי יש להחזיק את המסמכים במען הרשום של העסק שצויין בדוח השנתי, למעט במקרים בהם הוצאו זמנית מהמקום, לדוגמא לצורך ביצוע ביקורת רואה חשבון, או מסירת עדות וכד'. בכל מקרה בו המסמכים לא מצויים בדרך קבע במען העסק, יש לדווח על כך לפקיד השומה.
- במידה ומופק או מתקבל מסמך ממוחשב (חשבונית מס או קבלה ממוחשבת), יש לשמור את המסמך באופן ממוחשב.
לכן, אם אפשט את הדברים, יש להקפיד לשמור כל מסמך הוצאה, וכל מסמך הכנסה שהעסק הפיק. את המסמכים יש לשמור באופן מסודר.
המלצתי:
א. להפיק מסמכי הכנסות – חשבוניות מס או/ו קבלות מתוכנה להפקת חשבונית דיגיטלית מאושרת.
ב. לשמור את כל חשבוניות ההוצאות בקלסר מסודר המחולק לחוצצים לפי שנים ובחלוקה חודשית (או דו חודשית – לפי היקף הפעילות ותדירות הדיווח).
ג. בכל מקרה שניתן לקבל חשבונית הוצאה דיגיטלית באמצעים אלקטרונים – להקפיד לבקש. במקרים אלו נדרש לשמור באופן דיגיטלי בתיקייה מסודרת את כל החשבוניות הוצאה שהתקבלו.
ד. חשוב!! לא ניתן לסרוק חשבוניות הוצאה ולשמור באופן דיגיטלי כפי שגם לא ניתן לסרוק קבלות או חשבוניות הכנסה ולשמור באופן דיגיטלי. בחוק יש התייחסות לכך, אך זה לא מהסורק המשרדי שלכם אלא דרך גורמים מאושרים ויקרים.
